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Le secret, c’est la préparation!

En termes simples, la planification de la relève, c’est toujours être prêt pour l’inconnu. Elle permet d’avoir une connaissance approfondie de tous les aspects de votre entreprise et de toujours pouvoir compter sur un plan de secours si vous perdez un joueur clé de votre organisation. Si vous deviez perdre un membre essentiel tout de suite, sans autre avis, que se passerait-il? 

Est-ce que vous vous presseriez à combler le poste, ou pouvez-vous déjà compter sur une personne prête à performer à sa place?

La planification de la relève est la partie du processus de planification des RH où vous commencez par identifier les buts de votre entreprise, puis faites un survol de l’environnement afin d’en identifier les carences et déterminer si l’entreprise atteint ces buts. La planification de la relève entre dans la catégorie d’identification des carences du processus de planification des RH et chacune des étapes de la planification de la relève revient à savoir si l’entreprise atteint ses buts une fois l’évaluation rendue à son stade final. Lorsque l’évaluation recommence, le processus recommence aussi.

« Si le plan ne réussit pas, changez de plan plutôt que de but. »
-Auteur inconnu

La première étape de la planification de la relève consiste à identifier les domaines et postes clés qui font que votre entreprise fonctionne efficacement. Il peut s’agir de plusieurs services au sein des grandes organisations comme les grands hôtels, qui nécessitent une foule de gens pour opérer, ou dans le cas d’une plus petite entreprise, il peut s’agir de l’ensemble du personnel d’une même section. S’il s’agit de plusieurs services, il est recommandé de les examiner un à la fois afin de comprendre en profondeur les rôles nécessaires au sein de chacun d’entre eux. 

Après avoir identifié les rôles clés au sein de votre organisation, examinez ensuite chacun de plus près. Vous pourrez ainsi identifier les compétences que chacun de ces postes exige pour que son titulaire réussisse, ce qui en retour contribue à l’atteinte des buts de l’entreprise en général. Par exemple, un des buts d’affaires d’une entreprise de taxi consiste à être réputée comme offrant le meilleur service possible à ses passagers. Une des compétences requises pour le rôle de chauffeur de taxi serait donc de fournir un excellent service à la clientèle tout en transportant les passagers vers leur destination de façon sécuritaire. Cette compétence soutient le but d’affaires de l’entreprise en renforçant le fait que pour réussir face à ce but, le chauffeur est la personne chargée d’offrir un excellent service à la clientèle et un transport sécuritaire à tous les passagers si l’entreprise veut mériter une telle réputation.

« La planification stratégique vous aidera à découvrir l’ensemble des options à votre disposition, à définir vos priorités, ainsi qu’à identifier les méthodes destinées à les atteindre. » 
– Robert J. Mckain

La prochaine étape consiste à voir qui occupe chacun de ces rôles. Votre situation actuelle est le point de départ du cheminement vers la relève. Il faut donc examiner qui démontre un potentiel d’avancement et qui exprime un intérêt envers l’avancement au sein de l’entreprise. Chaque employé aura un cheminement différent et l’employé doit participer à la création de son cheminement afin de pouvoir se rendre là où il souhaite aller. On permet ainsi à l’employé de se sentir outillé et de savoir à quoi ressemblera son avenir au sein de l’entreprise s’il poursuit ce cheminement ou s’il y apporte des changements menant vers d’autres services lorsque la possibilité lui en est offerte. Chaque employé aura des carences à combler dans ses connaissances avant d’être prêt à progresser selon son plan. Il revient au gestionnaire ou au supérieur immédiat, dans les limites du raisonnable, d’offrir aux employés des occasions d’obtenir la formation nécessaire au cours de la phase d’implantation. 

« La gestion, c’est organiser et raconter. Le leadership, c’est encourager et améliorer. » 
– Tom Peters

Une fois le plan créé, la prochaine étape consiste à le mettre en branle. Une approche qui fonctionne souvent bien lors de l’implantation consiste à établir des plans à court et à long terme afin que l’employé et son supérieur comprennent où concentrer leurs efforts immédiats dans ce cheminement de l’employé. L’échéancier est crucial ici, car il doit être établi de façon réaliste et réalisable dans les délais prévus, selon certaines étapes afin que l’employé et son supérieur soient en mesure de surveiller les progrès. 

Une évaluation de l’efficacité suit l’implantation des divers cheminements. Habituellement, cette étape se fait lors de l’évaluation annuelle de l’employé afin de savoir s’il a atteint le point attendu selon l’échéancier. Une autre approche pour l’étape d’évaluation consiste à tenir des évaluations moins formelles et des vérifications périodiques auprès de l’employé, à un rythme qui peut être aussi fréquent que mensuel pour ces rencontres de mise à jour qui peuvent durer aussi peu que cinq à 10 minutes. Dans chaque cas, lors des évaluations du personnel, il est nécessaire de documenter tout ce qui se dit lors des évaluations à des fins de référence au moment de la prochaine rencontre. On peut noter les réalisations comme l’atteinte d’une étape depuis la dernière rencontre et l’ajustement des buts si nécessaire, afin que la communication demeure constante entre l’employé et son supérieur.

« Le principal rôle de tout chef de file consiste à identifier et à préparer sa relève. »
– Bill Bliss, Coaching for Leaders

En conclusion, le processus de planification de la relève évolue et se poursuit sans cesse. Le secret d’un plan de relève réussi est la communication, la collaboration et toujours veiller à ce que tous les aspects du processus de planification de la relève servent à renforcer les buts d’affaires de l’entreprise.

Auteur : Brysan Cumming, conseiller en RH à l’AITÎPÉ

Ce projet est financé en tout ou en partie par l’Entente Canada – Île-du-Prince-Édouard sur le développement du marché du travail.